【江東区】パーソナルジム開業ガイド｜「クレカ × 予約システム」で手間を減らす運営・記帳の鉄則（記帳編）
清澄会計事務所▼シリーズ第1弾（開業編）はこちら 【江東区】パーソナルジム開業ガイド｜「税金」と「法人化のタイミング」で失敗しないお店づくりのポイント（開業編）
こんにちは。江東区で税理士をしている中明（なかあき）です。
朝から晩までセッションをこなしたあと、レシートを1枚ずつ入力する…。
開業直後のトレーナーの方から、本当によく聞く悩みです。
パーソナルジムの運営は、トレーニング指導だけでは成り立ちません。
集客、顧客管理・予約管理、売上や請求の管理、経費の記帳、さらに物販があれば仕入や在庫管理まで、日々の業務は多岐にわたります。
やることが多く感じられますが、最初の段階でシステムとルールを整えておくだけで、バックオフィスの負担は大きく変わります。
この記事では、パーソナルジム運営で実務的におすすめできる「王道のバックオフィス設計」を税理士の視点から解説します。
目次
３．【経費の記帳】プライベートと事業用、分けられていますか？
５．まとめ｜パーソナルジム運営を無理なく続けるためのポイント
１．【顧客管理・予約管理】まずはシステムを入れる
最近のパーソナルジムでは、予約管理と決済を一体化したシステムを導入するのが一般的です。
代表的な例としては、
- hacomono
- Square
などがあります。
まずは固定費のかからないSquareから始めて、会員数が増えてきたらhacomonoへ移行する、という流れも現実的です。
これらのシステムは予約時にカード情報を登録できるため、
- 予約と同時決済
- 月会費の自動引き落とし
といった機能が標準で使えます。
「予約管理」「顧客管理」「売上管理」を一気にまとめられるので、開業初期こそ導入しておきたいところです。
1-1. 【IT導入補助金】予約システムは補助金を活用
予約管理や顧客管理、決済システムはIT導入補助金の対象になるケースがあります。補助金を活用することで、お得に予約システムなどを購入することができます。
江東区の場合、キャッシュレス端末機器の導入などで利用できるICT等導入支援事業の対象となるケースもあるため、導入前にあわせてチェックしておくとよいでしょう。
なお、補助金は契約・購入の前に申請が必要な点には注意しましょう。
[IT導入補助金HP]
[江東区 ICT等導入支援事業]
https://www.city.koto.lg.jp/102020/sangyoshigoto/sangyo/itc_shien.html
※最新の公募要領は必ず公式サイトでご確認ください
補助金についてくわしく知りたい方はこちらのコラム集もお勧めです。
２．【売上・請求管理】完全キャッシュレスが最強の時短
月額会費やチケットなどの売上は、クレジットカードの自動引き落としor事前決済を基本にすることがおすすめです。
2-1. キャッシュレス化のメリット
- レジ締め作業が不要
- 未収金（ツケ払い）のトラブルを防げる
- 会計ソフト連携で売上入力がほぼ自動化
特にパーソナルジムでは、会費の支払いトラブルが起きやすいため、最初から自動決済の仕組みを作っておくと後々かなり楽になります。
ポイント：キャッシュレス化はお客様側のメリットも大きい
キャッシュレス化はお店側だけでなく、お客様にもメリットがあります。
- 高額になりがちなジム代でポイントが貯まる
- 振込の手間がない
- 現金を持ち歩かなくていい
さらに、カード登録がされていれば、当日キャンセル時のキャンセル料もシステムから自動決済できます。 現金払いだと回収しづらい部分なので、運営面ではかなり重要なポイントです。
３．【経費の記帳】プライベートと事業用、分けられていますか？
パーソナルジムでは、
- 自分の食事（増量・減量）
- お客様用の水やプロテイン
などが混ざりやすく、経費管理が難しくなりがちです。
そこで鉄則なのが、
事業用クレジットカード＋事業用口座をつくること。
- 家賃
- 光熱費
- 消耗品
- サーバー代
- 広告費
など、ジム関連の支出はすべて事業用カードに集約して、事業用の口座から引き落とされるようにしましょう。
これだけで、記帳の手間は一気に減ります。
事業用口座やクレカの運用についてくわしく知りたい方はこちらのコラムもお勧めです。
[フリーランス・個人事業主] 開業したら、すぐに事業用の口座とクレジットカードをつくろう！
４．【＋α：在庫管理】プロテイン・サプリの棚卸を甘く見ない
プロテインやサプリ、ウェアなどを販売している場合は、「在庫管理」も重要です。 飲食店と同じで、年末に残っている商品は「在庫（資産）」として扱われ、経費から除外する必要があります。
つまり、 年末に在庫が多すぎる ＝ 思ったより経費が減らない ＝ 税金が増える ということも起こり得ます。 また、仕入で現金は出ていっているのに経費にならない＝資金繰りが一番苦しくなるパターンなので、仕入は計画的に行いましょう。
在庫管理のポイント
- 年末は在庫数を必ずチェック
- 12月末に大量仕入れしない
- 「在庫を減らして年を越す」を意識
節税と資金繰りの観点から、仕入れは計画的に行いましょう。
利益が出ているのに資金繰りが厳しくなる理由についてくわしく知りたい方はこちらのコラムもお勧めです。
利益が出ているのにお金が貯まらない？黒字倒産を防ぐ資金繰り改善法を税理士が分かりやすく解説
５．まとめ｜パーソナルジム運営を無理なく続けるためのポイント
パーソナルジムの経営では、トレーニング以外の業務が想像以上に増えます。
事務作業に時間やストレスを割くよりも、
- システムを活用してできる部分は自動化する
- 専門的な判断が必要な部分は専門家に任せる
という考え方の方が、結果的に長く続くお店づくりにつながります。
清澄会計事務所では、ジム特有の機材の減価償却やインボイスの判断なども含めてサポートしています。
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